SmartRuling yazılımı özel geliştirilmiş bir yöntem ile kullanıcının bulunduğu program veya pencerede yer alan başlık (title) kısmındaki detay bilgileri alarak, önceden belirlediğiniz verimlilik kriterlerine göre verimlilik analizleri çıkarır. Verimlilik kriterlerini kullanıcı veya kullanıcı gruplarına ve tüm bilgisayar ağınıza ayrı ayrı belirlemeniz mümkündür. Verimlilik kriterlerini tanımlarken, seçici ve gerekli kriterlerin belirlenmesi tavsiye edilir.

Kullanıcı için verimlilik tanımlarını yapmak istiyorsanız; öncelikle o kullanıcının SmartRuling raporları altında yer alan Aktivite Raporu başlığına girmeniz gerekmektedir. Aktivite raporunda, kullanıcının bilgisayarda yaptığı tüm işlemler ve süreleri mevcuttur. Bu raporda kullanıcı için verimli veya verimsiz olarak gördüğünüz bir başlık yada uygulamayı işaretlemeniz mümkündür. Siz bir uygulamayı yada başlığı verimsiz olarak işaretlediğinizde sonraki tüm raporlarda sizin belirlediğiniz şekilde tanımlanacaktır.

Verimlilik kriterlerini tanımlarken dikkat edilmesi gereken durum; başlık kısmındaki verimli veya verimsiz işaretlemelerde cümlenin yada öbeğin tamamını değil de jenerik kelime veya kelime grubunun seçilmesi gerektiğidir. Örneğin; kullanıcının uygulama başlığında "Facebook Candy Crash Oyunu" tanımlası geçiyor ise, sadece " Facebook" veya "Candy Crash" kısmını verimsiz olarak işaretleyebilirsiniz.